QUY TRÌNH 8 BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ BÀI BẢN, BỀN VỮNG

Chia sẻ:

Năm 2008 tôi chính thức tốt nghiệp Tiến sĩ ở Anh về nước và bắt đầu công việc ở
AMACCAO với vai trò là Phó chủ tịch Hội đồng quản trị và kiêm vị trí Tổng giám đốc điều
hành của Nhà máy rượu AVINAA (nay đổi tên thành AVIA). Công việc của tôi là phụ trách
công việc liên quan tới chiến lược và xây dựng phát triển hệ thống quản trị. Mới đầu khi tôi
về thì Công ty có khoảng 40 người lao động, doanh số khi đó vào khoảng hơn 100 tỷ/năm.
Những gì anh tôi tạo dựng được khi đó là một tiền đề tuyệt vời để tạo nên ngày hôm nay. Tuy
nhiên, tại thời điểm đó, mọi công việc điều hành đều đến tay Chủ tịch vì hệ thống quản trị khi
đó còn rất sơ khai, chưa có hệ thống quy trình hay quy chế nội quy công ty gì cả. Chính vì vậy,
nên toàn bộ các mảng từ việc chạy dự án, hay chỉ đạo tổ chức các việc văn phòng, tài chính kế
toán, hay việc ngoài công trường đều một tay Chủ tịch khiến cho Chủ tịch không còn thời gian
dành cho bản thân. Với những gì tôi đã được học, cùng với sự quyết tâm một cách mạnh mẽ
để cùng với anh trai của mình xây dựng nên một doanh nghiệp bền vững, bài bản và hiện đại
nên tôi đã bắt tay vào đêm ngày xây dựng hệ thống quản trị bài bản và từng bước để đưa vào
quy củ. Lúc tôi bắt đầu thì lúc đó AMACCAO mới có một đơn vị thành viên là Công ty Cổ
phần Phát triển đầu tư Xây dựng Việt Nam (VinaDic) và sau 11 năm thì chúng tôi đã xây dựng
nên một AMACCAO Group lên tới 16 đơn vị thành viên, với hơn 2.000 lao động và doanh số
năm 2019 này dự kiến gần 4.000 tỷ đồng. Tôi và Ban lãnh đạo AMACCAO đã xây dựng lên
hệ thống quản trị bài bản cho các đơn vị thành viên và từ đó tôi đúc rút ra các công việc xây
dựng hệ thống này thành một Quy trình 8 bước để giúp cho các CEO, chủ doanh nghiệp vừa
và nhỏ nắm được các bước xây dựng hệ thống bài bản, chuyên nghiệp nhằm từng bước chuẩn
hóa và giải phóng mình ra khỏi công việc điều hành hàng ngày. Các bạn hãy làm theo 8 bước
sau đây:

Bước 1: Hãy vẽ ra sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Việc đầu tiên tôi bắt tay vào việc xây dựng hệ thống của công ty chúng tôi năm 2008
là tôi phải thiết lập lại trật tự tổ chức. Điều quan trọng trong tổ chức là phải trên dưới rõ ràng và
phân công công việc cho thật cụ thể để bảo đảm rõ quyền năng và trách nhiệm của từng vị trí
trong hệ thống quản lý. Khi đó tôi vẽ ra sơ đồ bộ máy quản lý chuẩn mà chúng tôi mong muốn
phù hợp với hoạt động kinh doanh của chúng tôi. Ban đầu do công ty của chúng tôi còn nhỏ nên
có nhiều vị trí kiêm nhiệm, việc này hoàn toàn bình thường. Ngay cả Chủ tịch và tôi phải kiêm
nhiệm điều hành nhiều vị trí. Nhưng có được sơ đồ này cho phép chúng tôi định hình tổ chức
của mình sao cho trên dưới rõ ràng, và phân định rõ được vai vế, chức năng nhiệm vụ để ai biết
rõ phạm vi công việc của mình, biết rõ vị trí của mình ở đâu và phối hợp với nhau như thế nào.

Bước 2: Mô tả chức năng nhiệm vụ và mô tả công việc cho từng vị trí từ cao xuống
thấp trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Sau đó, tôi viết ra bản mô tả chứng năng nhiệm vụ của từng vị trí chủ chốt và các phòng
ban quan trọng trong sơ đồ cơ cấu tổ chức. Mới đầu khi viết ra bản mô tả chức năng nhiệm vụ
này tôi cũng gặp nhiều khó khăn vì lý thuyết thì tôi học nhiều rồi nhưng bây giờ đi vào thực
tế thì nó cần phải linh hoạt. Tôi khi đó cứ xác định mình phải “cày vỡ ra rồi sau đó vén luống
sau”, có nghĩa rằng cứ vừa làm vừa hoàn thiện. Vì thế tôi một mặt xem các sách mà mình đã
học và lên mạng để tìm hiểu rồi cũng tham khảo một số tài liệu của các công ty khác, cũng
như nhìn vào thực tế hiện tại của công ty mình để viết ra bản mô tả chức năng nhiệm vụ cho
các vị trí chủ chốt và các phòng ban của công ty. Về sau này thì ngày càng hoàn thiện hơn và
bài học được rút ra là càng rõ bao nhiêu về mô tả công việc thì càng hiệu quả bấy nhiêu. Hơn
nữa khi chúng tôi làm rõ được nhiệm vụ của từng vị trí như vậy thì tuyển dụng cũng thuận lợi.
Không rõ yêu cầu, còn lâu tuyển được – Tô Nhật

Bước 3: Hãy viết nội quy, quy chế cho Công ty
Trước đây tôi có học thêm một số môn luật và tôi cũng đọc nhiều sách nên tôi hiểu
rằng đất nước phải có luật, một tổ chức/ một công ty phải có Quy chế – Nội quy. Ở đâu không
có luật hay quy tắc/quy chế, ở đó sẽ hỗn loạn. Chính vì vậy ngay khi tôi bắt tay vào thiết lập
hệ thống thì tôi đã phải soạn ra Quy chế công ty. Trong Bản quy chế tôi đã lồng ghép để giới
thiệu chung về Sứ mệnh, Tầm nhìn, Chiến lược, Giá trị cốt lõi và từ những điều này để xây
dựng chi tiết các điều khoản nhằm điều tiết các hành vi của người lao động trong công ty theo
hướng chủ doanh nghiệp muốn. Chính bản Nội quy,Quy chế này là một công cụ quản trị tuyệt
vời cho chúng tôi bởi lẽ nó sẽ là căn cứ để chúng tôi thưởng/phạt các hành vi của người lao
động được rõ ràng, không dựa vào cảm tính. Đây cũng là cơ sở để chúng tôi dễ nói chuyện
với những người trong gia đình, dòng họ hay bạn bè vì thông qua Bản quy chế, nội quy này
thì bất cứ ai cũng phải hiểu rằng ‘’Luật bất vị thân’’. Từ đó, chúng tôi hạn chế được việc mất
tình cảm với những người trong họ hàng, làng xóm và những người có quan hệ tình cảm, và
cũng là cách thức để chúng tôi chuyên nghiệp hóa thay vì tính chất gia đình trị.

Bước 4: Viết các quy trình quản lý cho mọi hoạt động
Mới đầu, chúng tôi chưa có các quy trình quản lý nên nhân viên cứ làm theo thói quen
và làm theo lối mòn. Và khi đó thì rất lệ thuộc vào những nhân viên có kinh nghiệm, hơn nữa
sẽ không chuyển giao được cho người khác một cách dễ ràng. Tôi lấy ví dụ, rất nhiều khoản
chi tạm ứng để mấy tháng không hoàn ứng và đây là một điều hết sức nguy hiểm. Nhưng vì
không có quy trình nên không phạt được ai và cứ tiếp tục như vậy thì nguy cơ quên và mất
tiền do nhiều người tạm ứng xong rồi, chi tiêu vượt tạm ứng nhưng sau đó họ nghỉ việc mà
chưa hoàn ứng thì sẽ mất tiền của doanh nghiệp. Đây chỉ là một ví dụ trong số rất nhiều những
việc khác đều không có quy trình quản lý. Tôi ngay lập tức phải yêu cầu các Trưởng bộ phận
đều phải quy trình hóa để rõ các bước thực hiện từ Quy trình quản lý xe ô tô, Quy trình mua
hàng và nhập vật tư; Quy trình tạm ứng – hoàn ứng, hay Quy trình thanh toán… Mục đích là để
hướng dẫn cho nhân sự làm đúng theo yêu cầu và không bỏ công đoạn, không làm tắt, không
làm ẩu cũng như phải chế tài rõ ràng những hành vi làm sai. Và đây chính là nguyên lý để
hệ thống của chúng tôi chạy tự động, chuyên nghiệp. Càng về sau này thì chúng tôi càng
hoàn thiện hơn và tất cả mọi hoạt động từ bán hàng, marketing, tài chính – kế toán, mua
hàng, sản xuất, vận hành, nhân sự, hành chính… đều phải quy t rình hóa.
Quy trình chẳng qua là vẽ ra và mô tả một công việc được thực hiện qua các bước tuần
tự chẳng hạn quy trình tiếp đón khách, quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình tạm
ứng – thanh toán…. Bạn có thể tham khảo ở phần để biết một quy trình mẫu.

Bước 5: Xây dựng các định mức và tiêu chuẩn cho từng hoạt động trong công ty
Khi tôi làm Tổng giám đốc của Công ty Cổ phần AVINAA (bây giờ đổi tên thành Công
ty Cổ phần AVIA), đơn vị sở hữu Nhà máy rượu AVIA, vì mới nhảy vào quản lý và thiết lập
hệ thống nên rất nhiều sự bỡ ngỡ. Một trong vấn đề đó là do không có định mức trong chi
tiêu nên rất nhiều khoản công tác phí, tiếp khách của cán bộ cấp dưới khi trình lên tôi người
thì trình mức này, người thì trình mức kia. Ngay lập tức tôi nhận thấy rủi ro do không có định
mức và tiêu chuẩn nên tôi muốn hạn chế rủi ro và giảm thất thoát bằng cách xây dựng nên hệ
thống định mức và tiêu chuẩn cho tất cả các hoạt động của mình.
Ví dụ:
– Định mức tiếp khách, phụ cấp điện thoại cho các cấp quản lý.
– Định mức sử dụng nhiên liệu đối với lái xe (chẳng hạn 12l/100km).
– Định mức sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
– Tiêu chuẩn nghiệm thu mua vật tư các loại.
Nếu chưa có định mức và tiêu chuẩn thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn đang thất thoát rất nhiều.

Bước 6: Xây dựng các mẫu biểu lên kế hoạch, mẫu biểu báo cáo, mẫu biểu quản
trị theo tiêu chuẩn.
Để Ban lãnh đạo công ty của chúng tôi có được các thông tin kết quả những gì đang
diễn ra của tất cả các mảng thì tôi yêu cầu cần phải có hệ thống các báo cáo quản trị. Tất cả các
công tác kế hoạch, triển khai thực hiện, kiểm tra kiểm soát và hành động chấn chỉnh đều phải
được chuẩn hóa thành các mẫu biểu theo tiêu chuẩn của riêng công ty. Khi bắt đầu thì ưu tiên
những gì mà bắt buộc trước và sau đó sẽ hoàn thiện dần từng bước. Ví dụ, những báo cáo lên
kế hoạch, lên dự toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo dòng tiền thu – chi, báo cáo công
nợ phải thu, báo cáo công nợ phải trả, báo cáo tình hình tiến độ dự án đang triển khai … là
những báo cáo bắt buộc hàng tháng của chúng tôi. Quan điểm của tôi khi bắt đầu là “Cứ phải
hoàn thành trước, rồi từng bước hoàn thiện sau”. Đến bây giờ hệ thống báo cáo của chúng tôi
đã hoàn thiện hơn rất nhiều và mỗi năm chúng tôi đều cập nhật và cải tiến để hệ thống báo cáo
ngày càng đầy đủ và hoàn thiện.

Bước 7: Xây dựng và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý
Ngay khi bắt tay vào xây dựng hệ thống quản trị, tôi đã ý thức được là cần phải ứng
dụng các phần mềm quản trị thông tin vào trong mọi hoạt động có thể để giải phóng sức lao
động và nâng cao hiệu quả cho công ty. Năm 2009, tôi yêu cầu Bộ phận kế toán là đơn vị đầu
tiên cần ứng dụng thông tin và phần mềm đầu tiên mà chúng tôi đã áp dụng vào quản trị đó
là phần mềm kế toán FAST. Nó cải thiện rất nhiều và hiệu quả hơn rất nhiều so với làm thủ
công trước đó. Các báo cáo kế toán ra nhanh hơn, chính xác hơn và tốc độ xử lý nhanh hơn
rất nhiều. Về sau chúng tôi đã ứng dụng thêm nhiều phần mềm khác cùng với thời gian ví dụ
như phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý hàng tồn kho, phần mềm quản lý công việc.. Rất
nhiều các phần mềm miễn phí mà chúng tôi đã ứng dụng rất hiệu quả trong tương tác giao
dịch điều hành công việc như:
– Phần mềm whatsapp, zalo, skype để giao dịch trong ban quản lý với nhau.
– Phần mềm trello để giao việc và quản lý tiến độ.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong thời đại ngày nay có cơ hội tuyệt vời để bứt phá
nhờ ứng dụng công nghệ. Bạn hãy biết tranh thủ cơ hội này.

Bước 8: Hãy từng bước xây dựng văn hóa công ty
Tôi ý thức được rằng những gì hữu hình thì dễ ràng bị bẻ gãy và phá vỡ nhưng những
gì là vô hình thì sẽ tồn tại ổn định và khó phá vỡ. Chính vì vậy chúng tôi đã định hình việc xây
dựng nét văn hóa doanh nghiệp trong công ty và từ đó tôi phải viết ra Sứ mệnh, Tầm nhìn, Giá
trị cốt lõi và liên tục tuyên truyền các giá trị này đến các cấp lãnh đạo và nhân sự trong toàn
bộ công ty. Mưa dầm ngấm lâu nên cứ từng bước, từng bước ngấm vào mọi người để hình
thành nên tính cách mà chúng tôi móng muốn. Hệ văn hóa mà chúng tôi muốn là văn hóa yêu
công việc mình làm, đam mê với công việc, lăn xả , chăm chỉ, thật thà, khiêm nhường, không
ngừng nỗ lực, không ngừng học tập từ đối thủ, từ những cái mới; rồi văn hóa giản dị, văn hóa
tiết kiệm và văn hóa kiên định không bao giờ bỏ cuộc. Từ những văn hóa này chúng tôi thu
hút những người mà phù hợp và loại bỏ những người không phù hợp với nét văn hóa đó.


Ví dụ về giá trị cốt lõi của AMACCAO Group
Nếu chúng ta thụ động thì chúng ta sẽ có thể đón nhận những văn hóa tiêu cực như văn
hóa lười biếng, văn hóa hay nói xấu nhau, văn hóa đố kị hay văn hóa ăn cắp ăn trộm… Còn khi
chúng ta chủ động thì chúng ta sẽ có được văn hóa tích cực mà chúng ta muốn có cho doanh
nghiệp của mình chẳng hạn như văn hóa đam mê với công việc, văn hóa chăm chỉ, văn hóa
đúng giờ, văn hóa tương trợ lẫn nhau, văn hóa khiêm nhường, văn hóa luôn sẵn sàng lăn xả vì
khách hàng…
Đó là các bước căn bản mà Tập đoàn AMACCAO chúng tôi vẫn áp dụng trong các
năm qua để xây dựng hệ thống. Mỗi năm chúng tôi thành lập thêm 1 – 2 công ty mới và liên
tục phải khởi nghiệp nên chúng tôi làm công việc này hàng ngày.

Lời khuyên của chuyên gia:
Để bạn có thể xây dựng được hệ thống quản trị bài bản, hiện đại và bền vững, hãy sử dụng
Quy trình 8 bước sau:
Bước 1: Hãy vẽ ra sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Bước 2: Mô tả chức năng nhiệm vụ và mô tả công việc cho từng vị trí từ cao xuống thấp
trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Bước 3: Hãy viết nội quy, quy chế cho Công ty
Bước 4: Viết các quy trình quản lý cho mọi hoạt động
Bước 5: Xây dựng các định mức và tiêu chuẩn cho từng hoạt động trong công ty
Bước 6: Xây dựng các mẫu biểu lên kế hoạch, mẫu biểu báo cáo, mẫu biểu quản trị theo tiêu
chuẩn.
Bước 7: Xây dựng và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý
Bước 8: Hãy từng bước xây dựng văn hóa công ty

-Tô Nhật-

 

Chia sẻ:
Zalo
Messenger
Form liên hệ

Đăng ký nhận tư vấn