Nếu như bạn mong muốn mình có được một đế chế doanh nghiệp gồm nhiều các doanh
nghiệp và các doanh nghiệp phải chạy tự động và bạn có thể rút ra được khỏi các công việc
điều hành và nếu bạn mong muốn thực sự có được hệ thống doanh nghiệp bền vững theo thời
gian thì bạn nhất định không thể tự mình quản lý mãi được mà buộc mình phải xây dựng được
một hệ thống vững chắc. Khi đó nó sẽ thay cho bạn để vận hành doanh nghiệp và để đạt được
những mục tiêu mà bạn đã định hướng, đã đặt ra. Tôi lấy ví dụ trong 10 năm đầu tiên xây
dựng và phát triển của Tập đoàn AMACCAO , Chủ tịch sáng lập – anh Tô Năm (anh trai ruột
củatôi) đã vận hành doanh nghiệp theo hình thức toàn bộ các công việc đều do mình quản lý
chi tiết , từ khâu đặt ra các mục tiêu, tìm việc, các kế hoạch, tổ chức triển khai các công việc,
hầu hết đều tự anh xoay xở, anh có thể sát sao đến từng phòng, bộ phận. Nhưng khi doanh
nghiệp đến 1 tầm, 1 quy mô nào đó thì không thể nào mà làm được và nếu cứ làm như vậy thì
sẽ không thể lớn nổi.
Tôi có đúc kết lên thành mô hình, gọi là mô hình tự động hóa doanh nghiệp – 3P. P thứ
nhất là Process (Quy trình), P thứ 2 là People (Con người), P thứ 3 là Product (Kết quả),
cái mà chúng ta mong đợi, nó có thể là sản phẩm, cũng có thể là mong muốn của chúng ta để
tự động hóa doanh nghiệp, để doanh nghiệp được hoạt động một cách bài bản, và không cần
có sự tham gia của người chủ và người lãnh đạo mà vẫn ra được kết quả như mong đợi, tức
là chúng ta có thể rút ra khỏi quá trình điều hành mà doanh nghiệp vẫn chạy tốt và vẫn phát
triển như mục tiêu đặt ra.
Nhà máy rượu và nước AVIA (3A)- một trong các công ty thành viên của tập AMACCAO
chúng tôi tính đến thời điểm này đã tồn tại và phát triển được 11 năm. Ở những năm
đầuHội đồng quản trị, mà trực tiếp là tôi đã tham gia vào sâu vào quá trình setup (thiết lập) sau
đó lắp đặt các con người vào các vị trí để vận hành và phải mất tầm 4 đến 6 năm để xây dựng
được 1 hệ thống. Và khoảng 5 năm trở lại đây, tôi hay anh trai tôi đã không cần phải tham
gia vào quá trình điều hành trực tiếp mà để Ban giám đốc, ban lãnh đạo Nhà máy rượu, nước
Avia chủ động, toàn quyền điều hành và hàng năm các kết quả kinh doanh vẫn tăng trưởng
đều và đó chính là mô hình mà chúng tôi áp dụng cho tất cả các nhà máy, các đơn vị. Với các
đơn vị khác, các chủ doanh nghiệp khác nếu chúng ta mong muốn tạo ra sự bền vững, tạo ra
sự trường tồn thì buộc chúng ta phải tạo ra được một hệ thống, tạo ra được một kết quả, được
những đầu ra như chúng ta mong đợi. Để đạt được điều đó thì cần phải có 2 yếu tố: thứ nhất
là process (quy trình), thứ hai là people (con người). Ví dụ quy trình sản xuất, quy trình bán
hàng, quy trình mua hàng, quy trình xuất kho, quy trình tạm ứng và hoàn ứng …Tất cả các
quy trình thuộc lĩnh vực tài chính, bán hàng, nhân sự, sản xuất, vận hành, kho, nghiên cứu
phát triển và khi chúng ta có đầy đủ các quy trình rồi thì chúng ta cần có những con người để
vận hành quy trình đó thì chúng ta mới hướng đến để đạt được những mục tiêu hay còn gọi là
những đầu ra của chúng ta.
Process + People = Product
Nhìn vào sơ đồ mà chúng ta có thể để ý đến sơ đồ tiếp theo, 1 đầu là Imput (đầu vào), 1 đầu
là product (kết quả) tức là Output (Đầu ra).
Với mô hình trên, tôi lại liên tưởng đến một ví dụ đơn giản và vui vui như này đó là Con
bò và những cái xúc xích: Bạn mong muốn có những chiếc xúc xích thịt bò ngon lành (đầu ra)
thì chắc chắn đầu vào bạn cần là những con bò. Bình thường nếu bạn chỉ làm cho nhà mình
ăn, hoặc làm nhiều hơn để biếu tặng, bán cho hàng xóm thì một mình bạn vẫn tự làm được
những chiếc xúc xích có hương vị và chất lượng như nhau. Nhưng khi bạn muốn dành thời
gian làm thêm những sản phẩm khác, mở rộng quy mô để bán ra các thị trường thì chắc chắn
bạn cần phải viết ra những quy trình làm xúc xích đạt chuẩn đầu ra để hướng dẫn người làm,
tìm người để tiếp tục vận hành sản xuất các khâu, các bước, tìm thị trường đầu ra cho đến khi
bạn thấy mình rút chân ra hỏi việc vận hành đó thì từ con bò, mọi người vẫn biết cách làm ra
được những chiếc xúc xích đúng như hương vị mà mình mong muốn, bán được nhiều hơn cho
mọi người…. Vậy xây dựng doanh nghiệp bền vững chẳng qua là chúng ta phải thiết lập hệ
thống và quá trình để thiết lập hệ thống này không phải ngày 1 ngày 2 mà nó cần rất nhiều
thời gian công sức để thiết kế, đưa vào vận hành, và phải liên tục điều chỉnh cho đến khi hệ
thống chạy 1 cách trơn chu. Nhưng không phải vì hệ thống đã trơn tru mà có thể coi như xong,
mà nó vẫn phải liên tục được cải tiến và tùy theo các môi trường kinh doanh thay đổi khác
nhau, tùy theo xu thế, xu hướng thay đổi khác nhau mà hệ thống đó cần được chỉnh sửa, gọt
rũa, nâng caovà hoàn thiện hơn nữa để phù hợp với hoạt động của các môi trường xung quanh.
Đây chính là nguyên lí để bạn không chỉ xây dựng được 1 doanh nghiệp mà bạn có thể xây
dựng được 2 doanh nghiệp, hoặc 5, hoặc 10, thậm chí hàng trăm doanh nghiệp đều xuất phát
từ nguyên lí là chúng ta phải xây dựng 1 hệ thống, từ đó chúng ta sẽ nhân rộng lên hệ thống
2, hệ thống 3, hệ thống 4 cho đến hệ thống hàng trăm doanh nghiệp như các tập đoàn quốc tế.
Lời khuyên của chuyên gia: Chủ doanh nghiệp cần nhớ:
1. Để xây dựng được một đế chế kinh doanh thì người chủ doanh nghiệp phải hiểu cụm từ
“Hệ thống” và phải biết cách thiết lập “hệ thống”.
2. “Hệ thống” được vận hành bởi “Con người” nên khi hệ thống được thiết lập hợp lý và
vận hành bởi “con người phù hợp” và cho ra những “kết quả như ý” thì đó chính là tự động
hóa doanh nghiệp.
3. Hệ thống phải đơn giản để người “ngu” nhất cũng có thể vận hành.
-Tô Nhật-
