Điều quan trọng của chủ doanh nghiệp và CEO trong kinh doanh là phải làm chủ được luồng tiền ra và vào. Để duy trì và phát triển được doanh nghiệp bền vững, bạn phải bảo đảm dòng tiền dương. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận đặc biệt là bộ phận tài chính – kế toán. Doanh nghiệp cần mô tả nhiệm vụ, chức năng, chi tiết việc làm từng vị trí và xây dựng quy trình hoạt động. Đây chính là bí quyết để các chủ doanh nghiệp làm chủ tài chính doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây để học hỏi nhé!
DỄ DÀNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP NẾU BẠN LÀM ĐIỀU NÀY ( tại đây )
Chi tiết: DỄ DÀNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP NẾU BẠN LÀM ĐIỀU NÀY ( tại đây )
Hầu hết các doanh chủ nhỏ và vừa hoặc phát triển từ công ty gia đình có phong cách lãnh đạo theo bản năng, niềm tin với sơ đồ cơ cấu tổ chức nhập nhằng rối rắm, không phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, đặc biệt là một phòng mà tôi cho là rất quan trọng – phòng kế toán – tài chính. Vì vậy mà công việc nội bộ của phòng ấy rất phức tạp, khó quản lý và hiệu quả làm việc chưa cao, thậm chí ông chủ là chúng ta còn không biết việc vận hành cái nhánh quan trọng trong công ty này có vấn đề.
Anh Phương là trưởng phòng kế toán của công ty tôi. Khi đó tôi có yêu cầu anh phải liệt kê rõ những nhiệm vụ mà phòng đó phải thực hiện, trình lên ngay khi anh mới vào làm việc, chúng tôi sẽ xem xét rồi thiếu đâu thì bổ xung đấy. Đây là bước 1: Xây dựng Sơ đồ cơ cấu tổ chức. Tôi gọi bước 2 là lập bản “Chức năng, nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức, mô tả công việc phòng tài chính kế toán”, từ đây có thể biết được phòng này đã hoàn thành được bao nhiêu % công việc. Về phần chức năng thì đầu tiên là chức năng thông tin, ở đây sẽ liệt kê những thông tin về tài sản, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dòng tiền… Sang đến chức năng tiếp theo là kiểm soát việc bán hàng, công nợ, rủi ro, … Chức năng tham mưu nghĩa là tư vấn cho chủ doanh nghiệp. Khi nêu lên chức năng, tôi luôn yêu cầu phải có kèm với những nhiệm vụ chi tiết. Ví dụ như trên bản này, nhiệm vụ số 1 là Nhận phân công công việc từ Ban lãnh đạo, tổ chức triển khai, giao ban, số 2 là Tổ chức đào tạo, cập nhập thông tin để phổ biến với anh em cấp dưới, rồi đến Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế và lập báo cáo theo yêu cầu. Nhiệm vụ cụ thể đều có thời hạn hoàn thành, việc nào phải làm trong ngày trong tháng một cách rõ ràng, không nộp đúng hạn thì nhận phạt, trừ lương – ta phải có thước đo như thế. Chức năng nhiệm vụ càng cụ thể thì việc quản lý càng nhẹ nhàng đơn giản. Bạn Oanh – một học viên Platinum của tôi được ông chủ cho đi học dưới hình thức kế toán trưởng bị lôi đi đào tạo cùng với những nhân viên được cất nhắc lên làm lãnh đạo. Người đứng đầu họ chỉ quản lý và chỉ đạo chứ không trực tiếp động tay, kế toán trưởng kia mới phải nai lưng ra làm, chị đi học cốt để biết cách mà hoàn thành công việc ông sếp tương lai ấy giao. Khi ấy thì chị Oanh chưa có nhiều kinh nghiệm, chị cũng mới được nhấc lên vị trí này và ông chủ tịch tỏ rõ thái độ rất yên tâm, tin tưởng chị. Công ty quy mô cũng tương đối nên đứng trước nhiệm vụ lớn như thế chị rất rối, nhiều khi cấp dưới có thắc mắc mà chị không biết phải trả lời thế nào, chỉ khuyên người ta tự quyết, chủ động làm. Sau khi theo học khóa chuyên sâu 2 ngày của tôi, được biết về kỹ năng xác định, thống kê lại những nhiệm vụ chức năng, mô tả công việc cụ thể, chị đã dần biết cách quản lý, vận hành phòng tài chính – kế toán của mình và thực sự làm chủ được phòng đó sau 2 tháng. Chị nói với tôi một cách rất tự tin và biết ơn rằng nhờ thầy mà em đã biết mình và anh em cùng phòng phải làm gì, làm như thế nào. Công việc phải được chia ra thật cụ thể thì mọi người mới biết và bắt tay vào làm được chứ. Bản thân ông chủ doanh nghiệp sẽ rất nhàn và càng yên tâm vì biết nhân viên đã lên kế hoạch chi tiết và làm việc một cách hệ thống, nhìn vào bản kế hoạch ấy có thể thấy hôm nay rồi tuần này, tháng này, năm này mình nhận được những gì.
Bước 3 là mô tả công việc một cách cụ thể. Đầu mục công việc được chia ra theo từng ngày, từng tháng, từng năm, … Ví dụ về bản mô tả mà ông kế toán trưởng làm và trình lên hội đồng quản trị. Công việc hàng này thì như trên đây có Tổ chức, họp giao ban, Kiểm tra báo cáo tháng, hàng tồn kho… Thời gian không cho phép nên tôi chỉ chia sẻ được những việc như này. Trong khóa học chuyên sâu của tôi sẽ có những tài liệu liên quan đến kỹ năng chia nhỏ công việc, nếu các bạn quan tâm thì có thể đăng ký học, khi đó tôi sẽ đi vào chi tiết từng phần một. Nói chung là sau khi có cái bản kế hoạch này rồi thì cái ông tối dạ nhất cũng làm theo được. Bản mô tả cụ thể đến từng vị trí của mỗi người trong phòng ban, giả sử bạn kiêm nhiệm 3 vị trí thì coi như bạn phải hoàn thành 3 bản như thế, cứ theo đúng công việc được liệt kê mà làm. Mấy ông đứng đầu như kế toán trưởng chỉ cần vất vả 1 lần ở cái khâu chia việc thôi, đến khi mọi người bắt tay vào làm là mình ngồi kiểm kê kết quả, năng suất nhân viên. Bước 4 là Xây dựng quy trình. Hối đó mới về nhận chức ở Amaccao, tôi qua phòng anh trai thì thấy trên bàn có một cái tập rất dày toàn giấy tờ liệt kê các khoản tạm ứng hoàn ứng, dày cả gang tay, mà toàn mấy khoản quá hạn thanh toán, trễ đến 6 tháng 1 năm. Một số người ứng tiền để đi mua vật tư hoặc giải quyết vấn đề dưới công trình rồi nghỉ luôn, muốn đòi chẳng đòi được. Tôi mới nói với anh rằng việc này càng tiếp diễn thì doanh nghiệp càng chịu nhiều rủi ro, không thể chấp nhận như thế. Tôi bảo anh Phương phải thay đổi ngay quy định về tạm ứng hoàn ứng. Giả sử ông nào có tiền sử chưa hoàn ứng thì thôi khỏi nhận khoản tạm ứng tiếp theo, rồi nếu không hoàn thì trừ lương, giữ lương, tất cả đều phải quy trình hóa hết. Cả về những lĩnh vực như mua hàng nhập hàng, đòi nợ … cứ quy định rồi tự động làm. Tôi quan niệm rằng người có thể đi nhưng quy trình sẽ ở lại, thuyên chuyển thế nào thì người mới vào cũng phải được đào tạo để nhìn thấy một hệ thống như thế là người ta biết làm. Một bản quy trình phải rõ ràng đến từng bước, sau đó là người nào thực hiện bước đó, nội dung công việc xem cần phải làm gì, biểu mẫu đi kèm chính là quy định đã được thống nhất và cuối cùng là thời hạn thực hiện. Không chỉ người trực tiếp nhận công việc trên mà tất cả mọi người đều phải thấy được để không có ai tị nạnh hay sau này đổ lỗi lên xuống cho ai khác. Phải nói thật là quy trình này chúng tôi phải dày công nghiên cứu và thiết kế, tốn không ít thời gian của cải, thậm chí còn phải cho anh em làm quen và cùng chỉnh sửa vì họ là người trực tiếp làm, có những thứ chỉ có họ mới nhìn thấy. Nhưng đến khi có quy trình rồi thì phải nói thật là công việc đâu vào đấy, rất là nhàn, công sức bỏ ra sử dụng được hàng chục năm. Riêng phòng kế toán đã có mười mấy cái quy trình, cả doanh nghiệp, tập đoàn to như thế cần hàng trăm cái quy trình độc lập. Ví dụ như các bước để quản lý việc tạm ứng, bước 1 là Làm giấy đề nghị, bước 2 Kiểm soát ký duyệt, tuần tự như thế, bên dưới còn có diễn giải giấy đề nghị là gì, gồm nội dung gì rồi gửi cho ai ký, … Vừa dễ quản lý vừa hạn chế được rủi ro. Đây gọi là khoa học trong quản trị.
Chi tiết: DỄ DÀNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP NẾU BẠN LÀM ĐIỀU NÀY ( tại đây )
