80% sự thành công của các nhà quản trị doanh nghiệp phụ thuộc vào việc lên kế hoạch.
Người Nhật họ luôn có kế hoạch làm việc chi tiết, tỉ mỉ và họ cực kì kĩ tính, phong cách làm việc rất chuyên nghiệp. 5W-2H – công cụ lập kế hoạch mà tôi nói tới đây – là từ viết tắt cho What – When – Who – Where – Why và How many (How much) – How long.
Đầu tiên, What – làm cái gì. Ta phải liệt kê ra trước các công việc cần phải làm. Tiếp theo là When – khi nào thì ta hoàn thiện nó. Từ đó mới sinh ra cái gọi Deadline. Cho nên ông Năm anh tôi (Tô Văn Năm – chủ tịch tập đoàn AMACCAO) mới chỉ đạo qua Whatsapp “Nhớ đấy, thằng nào không ra Deadline thì đừng có mà đi họp”. Đã mang vấn đề gì ra để cùng họp là phải chốt được ngày nào làm xong đúng không mọi người, Mấy ông cứ họp xong là đầu quay quay chẳng biết việc nào làm vào lúc nào, mãi chẳng kết thúc được, thế thì chết. Cho nên việc có được Deadline là rất quan trọng, ít nhất phải rõ thông tin ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Hiệu quả hay không là ở đó.
Và Who – giao cho ai làm, ý là người thực hiện với người giám sát tiến độ thực hiện. Ở đâu – Where – ở dưới Hà Nam, Phổ Yên hay Nhà máy rượu. Bên tôi có làm một cái gọi là Bảng tiến độ triển khai dự án mở rộng nhà máy rượu hay là Bảng tiến độ xây dựng AMACCAO 1.
Chữ W cuối cùng, Why – tại sao ta phải làm điều đấy. Đó là vấn đề đáng lưu tâm đấy, rằng người quản lý nhiều khi họ bỏ qua cái việc giải thích cho anh em biết lý do chúng ta phải làm cái này cái kia. Ta đi vào chỉ đạo công việc luôn, bỏ quên bước gọi là thống nhất mục đích, truyền động lực. Làm gì cũng thế, muốn hiệu quả thì nên chạm vào trái tim trước rồi mới đến cái đầu, phải lắng nghe lý do mình phải làm xem có thuyết phục hay không, rằng à anh Ngọc, anh Giao, anh Kiên đã nói cái này rất quan trọng với công ty, là chìa khóa thành công của chúng ta. Rồi hậu quả nếu không làm hoặc làm không tốt thì sao, bị phạt, bị tổn thất hay thiệt hại gì… Hiểu thì mới có thể đồng lòng hoàn thành đúng hạn, đấy là sự cần thiết của cái màn giải thích ngay từ ban đầu cái lý do tại sao. Nguyên tắc của tôi là trước khi triển khai một dự án gì phải họp anh em lại để truyền đạt điều đó, mọi người cùng nhất trí thì mới tự nguyện làm, hăng say làm chứ không phải bị bắt, bị yêu cầu làm.
Cho nên câu chuyện 5W, tóm lại là cần cái mục tiêu trước. Mục tiêu để biết mình cần làm gì và bao giờ phải hoàn thành. Sau đó là phân công ai làm, trong nhóm 5 người anh giỏi, anh phù hợp thì tôi giao cho anh, chị đáng tin, cẩn thận thì tôi để chị giám sát. Người ta vẫn nói là Put the right person into the right place, người quản trị phải biết bố trí đúng người đúng việc. Và nhớ lấy 2 chữ W sau cùng, ở đâu và làm vì điều gì.
Tiếp theo đến How many – bao nhiêu công việc phải làm, chi phí đến đâu. Tôi vẫn gọi cho anh Tùng, bào là em phải nhớ Lập cho anh cái Bảng dự toán, căn cứ vào đấy để kiểm soát đội nhóm, quản lý anh em. Làm quá tiêu quá lên là phải can thiệp xử lý ngay. Rồi hết bao nhiêu là để trình lên cấp trên, cụ thể bao nhiêu tiền, bao nhiêu sản phẩm … Không thể thiếu cái bảng dự toán được. Dự toán đi kèm với cái bảng kế hoạch đã nêu ở trên. Tôi quản lý rất nhiều nhà máy cùng anh trai là anh Năm và tôi phải trực tiếp lập những cái bảng như này để quản lý chung, trong đó I, Xây dựng; II, Mua máy móc thiết bị – cái gì đều phải cụ thể rõ ràng. Cuối cùng là How – làm như thế nào. Bằng phương pháp thủ công hay bằng máy móc thiết bị để chúng ta xác định được công cụ, quy trình cần thiết rồi đề xuất với lãnh đạo. Nào thì em cần 5 máy, 3 con ủi 4 con xúc, thêm cái này cái kia, trợ giúp cho việc thống kê How many.
Tham khảo nội dung tại đây:
https://www.youtube.com/watch?v=uFxW2yFBcsY&t=1s
