Phòng tài chính kế toán là một trong các bộ phận cốt lõi của doanh nghiệp. Chức năng phòng tài chính kế toán liên quan đến những hoạt động huy động và sử dụng các nguồn lực vật chất của doanh nghiệp trong từng kỳ, thực hiện hạch toán kinh tế trong tất cả các khâu công việc trong quá trình hoạt động. Tài chính kế toán phản ánh thực trạng và các biến động về vốn và tài sản của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát hay phản ánh các dòng vật chất và dòng tiền tệ trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với môi trường kinh tế bên ngoài. Do đó, để doanh nghiệp bài bản, phát triển bền vững, cần xây dựng bộ máy tài chính kế toán, mô tả chi tiết từng vị trí công việc giúp doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực hợp lý, đồng thời quản trị tài chính doanh nghiệp hiệu quả hơn.
BÍ MẬT XÂY DỰNG BỘ MÁY TÀI CHÍNH KẾ TOÁN (tại đây)
Thời điểm cách đây 14 năm, lúc ấy quy mô công ty chúng tôi tương đối nhỏ, chỉ khoảng hơn 40 thợ và hội đồng quản trị lúc bấy giờ có 3 anh chị em tôi, trong đó anh Năm là người sáng lập, bên dưới là chị cả và chân thứ 3 là tôi thay thế vị trí của ông anh rể – anh giữ chỗ phó chủ tịch cho tôi để chờ tôi từ nước ngoài về. Một vị trí nữa là tổng giám đốc, chúng tôi thuê anh Tám – học trung cấp xây dựng về. Anh này cũng không trực tiếp điều hành công ty mà chỉ đứng tên hộ thôi. Vậy là bộ máy quản lý gần như đều là người nhà chúng tôi. Bên dưới là các phòng ban. Phòng đấu thầu dự án(Kĩ thuật) – phòng mà anh trai tôi trực tiếp chỉ đạo, chuyên phụ trách tất tần tật các công tác để đi đấu thầu, xử lý hồ sơ thanh quyết toán. Mà gần như lúc đó phòng nào anh Năm cũng quản lý, công ty mới thành lập nên chưa phân chia được công việc, thành ra ông ấy phải cáng đáng hết. Phòng thi công cũng là một phòng được phân ra theo chức năng. Phòng kế toán thì còn đỡ đần nhau được vì có anh Chinh – bạn học của anh trai tôi nhưng anh này không được đào tạo bài bản chuyên ngành kế toán mà chỉ học trung cấp thương mại và du lịch cùng cháu dâu tôi – nhân viên thủ quỹ. May là hồi đấy thuế khóa cũng đơn giản và báo cáo tài chính các thứ chúng tôi có thể thuê đơn vị bên ngoài người ta làm hộ. Còn 1 phòng là hành chính nhân sự thì khi đó có 1 cậu làm công việc văn thư, loanh quanh chỉ lo gửi thư từ thông báo kế hoạch các thứ thôi chứ hợp đồng điều khoản gì thì vẫn phải để bên phòng đấu thầu tự soạn. Ban đầu bộ máy thô sơ chỉ thế thôi.
Lúc tôi về thì đầu tiên, tôi thấy cái phòng kế toán có vấn đề. Tôi mới bảo anh Năm rằng “Em biết anh em ở phòng này đều là người thân quen của anh, nhưng bây giờ mình đã thành lập công ty, cái áo này mình mặc nhiều sẽ mòn rách, phải thay áo mới anh ạ!” Tôi biết rằng nếu doanh nghiệp vẫn dùng những người mà mình tin tưởng hay nhờ cậy kiểu anh em bạn bè thì sớm muộn cũng xảy ra mâu thuẫn và mình sẽ phải nhịn, phải thiệt nhiều vì hai chữ tình nghĩa. Cùng với đó, anh em của chúng ta chưa chắc đã là những người giỏi và phù hợp với công việc. Ví dụ luôn ở công ty non trẻ của chúng tôi hồi đấy, năm ấy doanh thu công ty được gần 100 tỷ nên người ta yêu cầu phải quyết toán rõ ràng. Có một khoản khấu hao 700 triệu và khoản nữa là cọc tre tầm 400 triệu. Bên kế toán đưa 2 khoản này vào phần chi phí, anh tôi nghe cũng thấy hợp lý, nhưng đấy có phải là chuyên môn của chúng tôi đâu. Mấy anh em gật gù với nhau tưởng xong nhưng đến khi bên kiểm thuế họ rà soát báo cáo thì chúng tôi mới biết có một số mục chưa đủ điều kiện được coi là khấu hao. Phải có đủ hồ sơ để những thứ đó được ghi trên báo cáo là tài sản cố định để tính khấu hao hàng năm, và nhất là cọc tre kia chúng tôi mua của dân, chỉ có hóa đơn mua bán viết tay chứ không pháp chứng gì cả. Ai cũng ngớ người ra vì có biết điều ấy đâu, người ta thì cứ án tại hồ sơ mà tính. Thế là doanh nghiệp đang lỗ thì trên giấy tờ lại báo lãi, thành ra phải nộp thêm cả khoản thuế dở khóc dở cười ấy nữa. Đấy chính là vấn đề phát sinh khi thuê người thân vào làm – họ có thể chưa phải là những người chuyên nghiệp, có chuyên môn và đạo đức. Thiếu cái đầu tiên dù dù họ có nhiệt tình, tâm huyết với chúng ta bao nhiêu, tất cả chỉ càng là gánh nặng cho doanh nghiệp, như cách người ta gọi là ngu dốt cộng nhiệt tình bằng phá hoại đấy, mà người nhà thì ta đâu dám trách mắng, tóm lại là chỉ biết trách mình.
Sẽ có rất nhiều doanh chủ phải trả cái giá đắt nếu vẫn giữ tư tưởng có thể quản lý doanh nghiệp bằng niềm tin. Amaccao cũng đã từng mắc phải sai lầm nhưng từ hiện thực, chúng tôi đã đúc rút ra một triết lý rằng “Khoa học dẫn đường, lẽ phải ngự trị”. Khoa học ở đây chính là nguồn nhân lực chuyên gia, họ phải là người làm chuẩn, đứng đầu để định hướng công ty một cách đúng đắn. Ngay sau vụ việc kể trên, chúng tôi đã thuyên chuyển anh Chinh sang một chỗ khác phù hợp với năng lực hơn, anh giỏi về điện thì cho anh phụ trách mảng điện và tuyển anh Đỗ Viết Phương học Học viện Tài Chính ra, về làm trưởng phòng tài chính này. Anh ấy đã có kinh nghiệm 5- 6 năm làm cho một công ty tương đối lớn ở Hà Nội, nhà anh ấy cũng ở gần công ty tôi, tóm lại qua điều tra thì lý lịch anh này rất tốt và phù hợp. Chúng tôi quyết tâm xây dựng hệ thống quản lý tài chính bài bản, sau đây tôi sẽ chia sẻ cho các bạn cách mà Amaccao đã làm.
Đầu tiên là phải có được cái sơ đồ cơ cấu bộ máy tài chính, các vị trí cụ thể rõ ràng như một tấm bản đồ. Như một ngôi nhà được xây nên nhờ có bản vẽ, bộ máy của chúng tôi được vẽ càng chi tiết bao nhiêu thì việc quản lý càng dễ dàng và chủ động bấy nhiêu. Đầu tiên, tôi xây dựng cơ cấu ấy cho công ty xây dựng VinaDic, các công ty sau đó ở Amaccao cũng “thừa hưởng” hệ thống này, mô hình được nhân rộng và chúng tôi cũng có thể kiểm soát chúng một cách nhanh chóng. Cái đầu thì khó khăn, tốn kém hơn chứ từ cái thứ 2, 3 nó đơn giản lắm. Sơ đồ cơ cấu tổ chức đầy đủ của phòng Kế toán – Tài chính thì thường sẽ có Kế toán trưởng, kế toán phó cùng các nhân viên kế toán tổng hợp và vận hành chuyên các mảng như kho, tài sản cố định, giá thành, bán hàng, thanh toán …Tại thời điểm anh Phương mới về làm thì chúng tôi chỉ có trưởng phòng là anh ấy với chị thủ quỹ, sau mới tuyển thêm một kế toán phó. Nhiều người cũng thắc mắc là công ty quy mô nhỏ thì phòng kế toán có cần cả chục người như mô hình của tôi không thì xin thưa, chẻ nhỏ ra những nhiệm vụ như thế này chỉ để điều hành cả một doanh nghiệp lớn, mỗi người một việc sẽ dễ kiểm soát và quản lý hơn, hơn nữa nhiều nhân viên thì nhiều tiền mà. Tôi chỉ muốn mọi người quan tâm đến việc phải tìm hiểu thật kỹ các mảng việc trong phòng kế toán, nếu có điều kiện thì cứ chuyên môn hóa công việc ra. Dù là công ty với chục 2 chục nhân viên thôi nhưng anh là quản lý, anh vẫn phải biết thật cụ thể về những mục trong cái bản báo cáo tài chính., đừng để trường hợp kế toán nó nói gì là mình gật đầu lia lịa. Lờ mờ rồi để nó dắt đi là mình chết, chẳng mấy chốc thằng kế toán nó trèo lên đầu lên cổ mình đòi làm vua, tiền nó kiểm soát hết mà. Doanh nghiệp nhỏ thì tuyển ít nhân viên, một người kiêm nhiều việc, bố trí kiêm nhiệm làm sao cho phù hợp với lượng công việc của phòng ban ấy. Nay mai công ty phát triển, cần nhiều nhân lực thì lúc ấy bắt đầu tuyển thêm, chia công việc nhỏ ra cho dễ phân công và nhân viên có thể làm đúng chuyên môn hơn. Phòng kế toán 3 người cũng được mà 30 người cũng được, miễn sao phù hợp với quy mô, doanh thu công ty. Thừa thiếu như thế nào là do ta tìm hiểu, người lãnh đạo phải học kiến thức cùng kĩ năng này để có được một phòng tài chính làm việc hiệu quả, không dư thừa nhân lực, không để nhân viên bị quá tải việc và hơn hết là biết được chính xác dòng tiền của mình đi đâu về đâu.
Thông tin chi tiết: BÍ MẬT XÂY DỰNG BỘ MÁY TÀI CHÍNH KẾ TOÁN (tại đây)
