Không biết cách khoán và xây dựng định mức – Đừng làm chủ doanh nghiệp, tại sao lại như vậy? Ở ngoài kia có không ít chủ doanh nghiệp đang loay hoay, không biết làm thế nào để chi phí giảm nhưng lợi nhuận lại tăng, họ lãng phí tài nguyên của công ty, CBCNV đi làm theo kiểu điểm danh, chấm công ăn tiền, không cố gắng, nỗ lực vì lợi ích của công ty. Vậy bạn đã biết cách khoán và xây dựng định mức chưa? Ở trong bài viết dưới đây, tôi sẽ chia sẻ với bạn bí quyết để khoán và xây dựng định mức. Đây là cách mà Tập đoàn AMACCAO đã ứng dụng và thành công.
10 bước để KHOÁN và XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC (tại đây)
Tôi sẽ chia sẻ cho mọi người các bước để có thể khoán và định mức. Bước đầu tiên và vô cùng quan trọng, chúng ta phải GIEO. Kinh doanh quy mô nhỏ thì tầm ảnh hưởng nó ít chứ nếu ta có cả một doanh nghiệp lớn, việc khoán tác động đến hàng trăm hàng nghìn con người thì lúc đấy phải khoán thật cẩn thận, có kế hoạch dự phòng cho những trường hợp tệ nhất. Rất có thể mức khoán sẽ khiến anh em công nhân trong cả nhà máy bức xúc, thậm chí họ sẽ đồng loạt đình công
Chúng tôi đã hai lần phải đau đầu giải quyết việc nhân viên công xưởng cùng nhau đình công. Chúng ta khoán quá đột ngột, bất ngờ khiến cho công nhân chưa kịp thích ứng, lương thưởng sụt giảm nên họ bàn nhau cùng đứng lên phản đối. Ban đầu chỉ là một vài ông đầu têu nhưng thời điểm ấy chắc ai trong số họ cũng có chút bất mãn, trước kia công việc tự do thoải mái, lương cứ theo đầu người mà chia thì nay phải gắng sức hơn nữa mới đạt được mức lương như thế – không hài lòng là điều đương nhiên. Thế là chỉ 1, 2, đến 3 người là cùng, đứng lên vận động anh em là cả công xưởng họ “làm phản”. Chắc chắn chúng ta – những người lãnh đạo phải lưu tâm điều đó. Nếu doanh nghiệp ở quy mô nhỏ thì không cần bước gieo này, khoán cái là có thể làm luôn được, loanh quanh chỉ có mấy mống nhân viên ấy thôi. Khoán ma chay hiếu hỷ rồi xăng dầu đi lại thì đơn giản chứ có gì đâu. Nhưng nếu đã làm lớn thì ta không thể truyền đạt, thuyết phục từng người được, gieo ở đây rất cần thiết vì đó chính là công tác truyền thông tư tưởng. Đây tôi gọi là đòn tâm lý để “bổ đầu” người ta ra, truyền đạt những gì người lãnh đạo là ta muốn khoán và phải cho họ thấy mức đó là hợp lý, là nguyên tắc chung. Họ cũng cần có thời gian để tiếp cận và thay đổi dần dần. Khi mà chúng tôi chuẩn bị khoán cho công nhân ở nhà máy nhựa EuroPipe, trước hết tôi đã họp tất cả những anh em là key person – những người chủ chốt từ tổng giám đốc, giám đốc, kế toán trưởng … những ông rất quan trọng trong bộ máy kiểm soát và quản lý lại một chỗ. Họp để ra chủ trương, để khẳng định việc khoán là cần thiết và anh em phải giúp đỡ tôi thực hiện. Làm thế nào thì làm, trong 3 tháng tới chúng ta phải khoán xong, đây là yêu cầu bắt buộc. Không phải vì lợi nhuận doanh thu gì của tôi mà đầu tiên phải khẳng định điều đó tốt cho anh em, cho sức cạnh tranh của chúng ta trên thương trường và mọi người hoàn toàn được chủ động về mức lương thưởng của bản thân. Hơn nữa việc khoán này được nghiên cứu cẩn thận chứ không phải là chúng tôi lấy đại một định mức nào đó, chúng tôi đã có nhiều công ty để trực tiếp trải nghiệm, có tham khảo những doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm tương tự. Và Amaccao 1 đã khoán, nhà máy cống bê tông cũng thế, rồi nhà máy gạch nhà máy rượu tất cả đều đã khoán, chi nhánh nào cũng không ngoại lệ.
Nhưng nếu mọi người chỉ có một công ty thì phải làm sao? Trước hết ta phải nghĩ đến việc khoán thật sớm, đừng để đến khi mọi người đã có thói quen làm việc tự do tùy ý rồi mới ra quy định. Khi khoán phải thể hiện được việc người lãnh đạo có để tâm nghiên cứu để có được một mức khoán hợp lý, có thể là tham khảo bạn bè trong nghề hoặc những doanh nghiệp cùng ngành nghề kinh doanh ấy, càng uy tín thì càng dễ thuyết phục. Việc ta thể hiện được cái công sức nghiên cứu cũng là để nhân viên thấy được ông sếp của mình đã quyết tâm thiết kế cái định mức và điều đó có lợi cho đôi bên. Có thể nói thêm về vấn đề nếu doanh nghiệp không khoán, kể những câu chuyện có thật trong lịch sử làm kinh tế chẳng hạn, “công ty không gói gọn được chi phí sản xuất, cứ để nó “bất hợp lý” nhưng ta lại bất lực thì sản phẩm của chúng ta trên thị trường sẽ có giá thành cao hơn. Không cạnh tranh được với mặt hàng của ông A ông B nào đó thì tình hình kinh doanh sẽ ngày càng ảm đạm, công ty mình chìm xuồng thì anh em cũng xuống nước hết, giờ mà thất nghiệp thì phải làm sao… Mọi người có muốn chúng ta sẽ cùng kiếm được nhiều hơn, cuộc sống dư dả ổn định hơn hay không?” Khoán chính là để mọi người cùng chăm chỉ, hăng say lao động, công ty sẽ ngày càng lớn mạnh về dài hạn. Quan trọng là người lãnh đạo phải biết nói làm sao để mọi người nghe hiểu và ủng hộ. Nếu thiếu bước gieo này và quy định liền, quân phiệt ngay thì thứ ta nhận lại sẽ là sự phản kháng. Phải đả thông tư tưởng của nhân viên, chạm được vào lòng trắc ẩn – trái tim của người ta, rằng đây là cách giải quyết tốt nhất, con đường ngắn và hiệu quả nhất để nâng cao sức lao động và thu nhập của tất cả mọi người trong công ty. Chúng tôi thường hay bảo nhau rằng Hội đồng quản trị luôn luôn phải nhớ lấy việc khoán và thực hiện thật sớm, xem nó như một quy định bắt buộc. Ai không muốn tuân thủ thì mời viết đơn xin nghỉ việc, đã cùng nhau xây dựng doanh nghiệp thì không thể phản đối chiến lược chung, quy định chung, thậm chí sẽ kéo lợi ích của tất cả những thành viên còn lại xuống
Đến bước số 2 – Giao nhiệm vụ và giao cho ai. Vậy thì ai sẽ chịu trách nhiệm đua ra và đôn đốc thực việc hiện khoán trong doanh nghiệp? Đó là CEO, giám đốc/quản đốc kế toán trưởng…, nếu chúng ta đã khoán thì những người đó có trách nhiệm phổ biến và hỗ trợ anh em thực hiện. Nếu chúng ta là công ty cổ phần thì thành viên trong Hội đồng quản trị, còn là công ty TNHH thì trách nhiệm thuộc về Hội đồng thành viên. Trong tập đoàn Amaccao, những ngày đầu tiên thì tôi – Phó Chủ tịch thường là người đứng ra chủ trì về những việc liên quan đến giao khoán. Chuyên ngành của tôi là phát triển và quản lý hệ thống mà. Những thưa mọi người, các cụ ta vẫn nói rằng muốn tắm sạch thì phải dội nước từ trên đầu xuống, nhà dột từ nóc, nếu ông đứng đầu lãnh đạo mà tư tưởng chưa đúng thì cấp dưới họ làm việc sẽ nảy sinh vấn đề ngay. Từ cái ông có quyền hạn, trách nhiệm cao nhất, đứng đầu cả doanh nghiệp là Chủ tịch thì thường ông này chỉ đưa ra chủ trương và giao trách nhiệm thôi, cụ thể phải làm sao thì mấy ông trưởng phòng ở dưới phải tự họp với nhau mà thu xếp. Cùng với đó là khoán trực tiếp cho họ về thời gian thực hiện các anh chị muốn làm gì thì làm, miễn là trong từng này ngày, từng này tháng phải xong, không hoàn thành thì trừ lương lấy 10% chẳng hạn. Nhận lệnh rồi thì đến khâu những người quản lý, lãnh đạo cấp dưới thực thi, thường là họ sẽ họp riêng nhau để có được kế hoạch cụ thể rồi hợp chúng tất cả anh em lại phổ biến. Có thể vừa triển khai vừa giao nhiệm vụ luôn.
Sang đến bước 3 là Thu thập số liệu theo thiết kế. Đó có thể là thông tin về năng suất lao động, chi phí nhiên liệu … điều tra để đưa ra được mức khoán phù hợp. Giả sử chúng tôi có một đội xe tải khoảng 10 con, khi đưa ra định mức xăng dầu thì chúng tôi có nghĩ đến việc trong thời gian nghỉ, có thể ông lái xe sẽ hai tay hai can lấy xăng ra đem bán. Khoán xong là yên tâm, xăng chẳng dư giả được bao, người ta có trộm bán thì ắt phải lấy tiền túi để bù. Vậy khoán thế nào, đầu tiên việc đó phụ thuộc vào thiết kế của nhà sản xuất, rằng 1 xe tải uống bao nhiêu dầu, cụ thể như con Hổ vồ – chơi 35 lít/100km, quá tý thì lên đến 38 lít, định mức ấy ta dễ dàng kiểm soát được qua những thông số kỹ thuật của thiết bị máy móc sử dụng. Hay là ở xưởng sản xuất chai của chúng tôi, máy móc được thiết kế ban đầu để cho ra lò 6000 chai/ giờ, công suất của máy tự động hiện nay cao nhất là 18.000 chai/ giờ, nó không thể sản xuất thêm được dù chỉ chục cái chai nữa, khoán kiểu gì phải nhỏ hơn hoặc bằng 6000 hay 18.000, nói đến trường hợp nhỏ hơn vì có khi bắt nó chạy hết sức thì khấu hao máy móc cũng ghê, cũng đáng kể đấy. Mà đừng dại khoán cao hơn định mức, máy nó xì khói thành phế liệu ngay. Những gì có thể đối chiếu từ lý thuyết để khoán thì ta đều phải lưu tâm để khoán hết.
Xem chi tiết: 10 bước để KHOÁN và XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC (tại đây)
